Si emites tus facturas con un ordenador -da igual que sea un programa de facturación, un TPV o una hoja de cálculo conectada a un sistema-, Verifactu te afecta. La confusión sobre las fechas ha sido considerable durante los últimos dos años, en buena parte porque los plazos se han movido varias veces. En esta guía te contamos el calendario vigente, quién queda fuera y qué tienes que hacer si tu contabilidad ya la lleva una asesoría.
Qué es Verifactu exactamente
Verifactu es el sistema de control de la facturación que establece el Real Decreto 1007/2023, desarrollado técnicamente por la Orden HAC/1177/2024. Su objetivo es que cada factura emitida deje un rastro que no se pueda alterar después.
En la práctica, obliga a que todo sistema informático de facturación (SIF) genere, en el momento de expedir cada factura, un registro con estas características:
- Inalterable: una vez creado, el registro no se puede modificar ni borrar sin dejar constancia.
- Encadenado: cada registro incorpora una huella (hash) del anterior, de forma que la serie completa queda vinculada y cualquier eliminación intermedia se detecta.
- Firmado electrónicamente.
- Identificable: la factura debe llevar un código QR y, en la modalidad de remisión, la mención «VERI*FACTU».
Hay dos formas de cumplir. En la modalidad Verifactu, el programa envía cada registro a la Agencia Tributaria de forma automática y en tiempo real. En la modalidad no Verifactu, los registros se conservan en el propio sistema, con requisitos adicionales de firma y de registro de eventos, y quedan a disposición de Hacienda si los solicita. La primera es más sencilla de gestionar; la segunda exige un software más exigente.
Calendario: cuándo es obligatorio Verifactu
El Real Decreto-ley 15/2025 aplazó un año las fechas previstas inicialmente. El calendario vigente es este:
| Obligado | Fecha límite |
|---|---|
| Fabricantes y comercializadores de software | 29 de julio de 2025 (ya en vigor) |
| Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades | 1 de enero de 2027 |
| Autónomos en IRPF, entidades en atribución de rentas y no residentes con establecimiento permanente | 1 de julio de 2027 |
Conviene entender qué significa el primer plazo, porque genera dudas: desde julio de 2025 los desarrolladores no pueden comercializar programas que no cumplan los requisitos técnicos. Es decir, cualquier software adquirido a partir de esa fecha debería estar ya adaptado. Lo que no obliga es a usarlo antes de que llegue tu fecha.
Hasta el día que te corresponda, puedes seguir facturando con tu sistema actual sin ningún riesgo de sanción.
Quién no está obligado a usar Verifactu
No todo el mundo entra. Quedan al margen de la obligación:
- Quien no usa un sistema informático de facturación. Si facturas a mano o en talonario, la norma no te alcanza. Es una situación cada vez menos frecuente, pero existe.
- Quien está acogido al Suministro Inmediato de Información (SII). Las grandes empresas y quienes tributan en régimen de devolución mensual ya remiten sus registros por otra vía.
- País Vasco y Navarra, que cuentan con sistemas forales equivalentes.
- Determinadas actividades en módulos, cuando solo se factura a consumidor final y no se emiten facturas completas a otras empresas. Es un supuesto que conviene analizar caso por caso, porque la actividad mixta o un cambio de régimen lo altera.
Verifactu y factura electrónica no son lo mismo
Esta es la confusión más extendida y merece la pena dejarla clara, porque son dos obligaciones distintas que van a convivir.
Verifactu mira hacia Hacienda. Regula cómo tu programa registra lo que emites y qué garantías de integridad ofrece ese registro. Es una relación entre tú y la Administración.
La factura electrónica B2B mira hacia tu cliente. Procede de la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, y regula que las facturas entre empresas y profesionales se intercambien en un formato estructurado, no en un PDF. Su calendario depende del desarrollo reglamentario correspondiente y arranca antes para las empresas de mayor facturación.
Cumplir una no exime de la otra. Lo razonable, si vas a cambiar de sistema, es elegir uno que contemple las dos.
Qué sanciones se contemplan por no usar Verifactu
Para el usuario, la infracción por disponer de sistemas que no cumplan los requisitos está tipificada con multa de hasta 50.000 euros por ejercicio. Para fabricantes y comercializadores que pongan en el mercado software no adaptado, la cuantía sube hasta 150.000 euros por ejercicio y tipo de programa.
Qué debes hacer si tu asesoría te lleva la contabilidad
Que un despacho gestione tus impuestos no traslada la obligación. El sistema con el que tú emites las facturas es el que tiene que cumplir. Este es el orden de trabajo que recomendamos:
- Identifica tu fecha. Si eres autónomo pero facturas a través de tu sociedad limitada, la obligada es la sociedad y tu fecha es enero de 2027, no julio.
- Pregunta a tu proveedor de software si su producto está adaptado y en qué modalidad opera. Pídelo por escrito.
- Revisa las series de facturación. Los sistemas encadenados son sensibles a las series manuales, las facturas rectificativas y los duplicados. Es el punto donde más incidencias aparecen.
- Comprueba la integración con tu asesoría. Si hoy envías las facturas en PDF o en papel, valora si compensa pasar a un sistema que vuelque los datos directamente.
- No lo dejes para el último trimestre. El cambio de programa en plena campaña es la peor de las opciones.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir facturando en Excel? Depende de cómo lo uses. Una hoja de cálculo que simplemente sirve de plantilla y de la que se imprime la factura no es un sistema informático de facturación en sentido estricto, pero si genera numeración automática y almacena los registros, la Agencia Tributaria puede considerarla como tal. Es un terreno gris que conviene consultar antes de dar por hecho que estás exento.
¿Tengo que enviar mis facturas a Hacienda en tiempo real? Solo si tu software opera en la modalidad Verifactu. La alternativa es la modalidad no Verifactu, con conservación local y requisitos técnicos más estrictos.
¿Qué pasa si mi programa no se adapta a tiempo? Tendrás que cambiarlo. La obligación recae sobre ti como usuario, no sobre el fabricante, así que un proveedor que no cumpla te deja expuesto a la sanción.
¿Afecta a las facturas simplificadas (tickets)? Sí. Los tickets también generan registro de facturación y deben incorporar el código QR.
¿Y si emito muy pocas facturas al año? La norma no establece un umbral mínimo. Lo que determina la obligación es usar un sistema informático, no el volumen.
Verifactu no cambia tu forma de trabajar: cambia las exigencias del programa con el que trabajas. La adaptación es, sobre todo, una decisión de software tomada con tiempo.
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